Las estructuras que conforman las bases de las organizaciones actuales, son fundamentales para la consecución y cumplimiento de los servicios que demanda una sociedad en constante crecimiento y con niveles de exigencia cada vez mayores.
En México, gran parte de las Instituciones Públicas atienden diversos fines que sustentan su quehacer sustantivo: El de salud, el de economía, el de trabajo, el de gobernar, el de turismo, el de hacienda entre otras secretarias y entidades de gobierno. En el caso de las empresas privadas, sus giros también son variados: El de comercio, el de alimentos, el de servicios financieros, el de construcción, el de consultoría entre otros muchos más.
Como instituciones prestadoras de servicios, tienen la responsabilidad de brindar la mejor atención a la sociedad que acude a ellos y es fundamental en este sentido que exista una adecuada coordinación entre el capital humano que integra cada una de las áreas de estas instituciones.
Las funciones que tengan asignadas cada parte del personal, deberán ser realizadas con la máxima eficiencia y eficacia posible, a efecto de brindar un servicio de primer nivel, de acuerdo a lo solicitado. En teoría sería lo ideal y lo óptimo; sin embargo muchas veces sucede lo contrario.
La experiencia obtenida en instituciones, nos permite señalar que en algunos casos, no se encuentran claramente definidas las responsabilidades asignadas al personal y esto redunda en que no se cumplan los objetivos establecidos. Esta situación se genera en diversos casos por la falta de Manuales de Organización que establezcan puntualmente las actividades a realizar y los responsables de llevarlas a cabo, cierto es que en el caso particular de la iniciativa privada en aras de llevar a cabo un proceso de simplificación administrativa, muchas veces omite esta tarea e implementa un proceso de sistematización de la información, capacitando a su personal, lo cual es destacable, sin embargo a veces también enfrentan problemas, al no tener documentos guía por escrito (Manual de Procedimientos).